Toen ik in de jaren negentig begon als lijnmanager kreeg ik twee nuttige adviezen over effectief managen. Mijn toenmalige charismatische algemeen directeur met een succesvolle track-record vertelde met volle overtuiging:

• • ‘Joris, managen begint met aandachtig luisteren. Punt!’
  • ‘en Joris, maak altijd aantekeningen bij ieder gesprek; met pen en papier wel te verstaan!’

Kennelijk heb ik hem toen een beetje verbaasd aangekeken, want zijn verhaal ging verder met de vraag:

Wat gebeurt er als je aandachtig luistert?

En waarom zou je dat doen? Heb je wel eens het gevoel dat men jou niet begrijpt? Luistert de ander wel goed naar jou? En wat gebeurt er in jou als de ander wél aandachtig luistert? Juist! Je voelt je gehoord, gewaardeerd, bevredigd en hierdoor heb jij veel meer respect voor de ander.

Luisteren heeft een veel grotere impact op relaties dan wij realiseren. Begrepen worden begint bij aandachtig luisteren naar de ander, omdat je hierdoor respect van de ander opdoet en vertrouwen krijgt. De ander zal ook moeite doen om jou te begrijpen. Het effect van half luisteren en de ander niet uit te laten praten is dat je de ander zich niet begrepen voelt.

Aandachtig luisteren vinden veel mensen moeilijk; ik ook! Het blijft voor mij iedere keer opnieuw een persoonlijke uitdaging. Regelmatig lukt het me redelijk tot goed en soms ook helemaal niet. Iedere keer mezelf bewust eraan herinneren helpt.

Mijn vaste gewoonte

De notitieboekjes – van het merk ‘Conceptum’ met hun handige elastiek en houder voor een pen – zijn sindsdien mijn trouwe bondgenoot en handelsmerk bij elke zakelijke bespreking. Ook als ik aan het telefoneren ben, heb ik deze bij de hand.

In deze tijd van handige digitale hulpmiddelen, lijkt het misschien wat ouderwets om nog met pen en papier aan de gang te zijn. Toch heb ik gedurende al die jaren gemerkt, dat het maken van aantekeningen in mijn boekje minder storend is tijdens een gesprek, dan het gebruik van een tablet of laptop.

Korte aantekeningen, vragen, opmerkingen, suggesties en steekwoorden zijn sneller gemaakt, en ook gemakkelijk en snel weer terug te vinden. Ik gebruik het om mijn gedachten te ordenen, ideeën te ontwikkelen, plannen uit te werken, als een geheugen-steuntje en om in latere fase eventueel op terug te komen.

Steevast begin ik met een blanco pagina, zogezegd een onbeschreven blad. Door deze simpele handeling herinner ik mezelf er telkens opnieuw aan om te beginnen met aandachtig te luisteren.

Onlangs nam ik een paar notitieboekjes door en ontdekte ik toevallig een terugkerende vraag die mij geregeld gesteld is:

Wat is eigenlijk een effectieve interim-manager?

Een vraag die misschien ook bij jou leeft als algemeen directeur of eigenaar?

Hoe herken je een goede interim-manager of interim-directeur?

De 7 gewoontes van effectieve interim-managers

In 1989 verwierf Stephen R. Covey grote bekendheid met zijn boek ‘the 7 habits of highly effective people’.

Hij voorspelde toen dat de leider van de toekomst een open oog heeft voor zaken als rechtvaardigheid, integriteit, menselijke waardigheid, dienstbaarheid en kwaliteit. Zonder te proberen het werk van Stephen R. Covey na te bootsen, kun je bij interim managementtaken meerdere gemeenschappelijke en terugkerende gewoontes ontdekken.

Een goede interim manager, interim commercieel directeur of interimmer vertoont vaak de hieronder genoemde gewoontes:

De kracht van aandachtig luisteren (luisteren samenvatten doorvragen)

De interim opdracht is vaak gericht op een uniek organisatieprobleem of heeft een zekere urgentie. Niet altijd is de opdrachtstelling even helder en soms onjuist. Een ervaren interim-directeur begint bij het begin, en gaat bij aanvang van de opdracht in gesprek met alle stakeholders.

Gebruikmaken van de kracht van aandachtig luisteren. Hoe kun je beter luisteren? Door open vragen te stellen, jezelf te verplaatsen in de ander, te blijven doorvragen, samen te vatten en te complimenteren.

Het boven tafel krijgen van de exacte probleemstellingen, behoeften en deze vervolgens te vertalen naar een plan van aanpak gericht op het eindresultaat, voorzien van duidelijke en gedetailleerde reeks van doelstellingen.

Omdat een interim manager of interim directeur vaak overgekwalificeerd is voor het werk, door jarenlange ervaring, kan hij of zij die resultaten in een korte tijd bereiken.

Zeggen wat je doet en doen wat je zegt

Het lijkt zo triviaal: proactief communiceren en je houden aan toezeggingen.

Als algemeen directeur of eigenaar weet jij het natuurlijk ook, dat het managen van verwachtingen cruciaal is voor het slagen van je taken en verantwoordelijkheden.

Verwachtingen hebben altijd een relatie met behoeften. Wanneer er voorzien wordt in wederzijdse behoefte en wanneer er voldaan kan worden aan wederzijdse verwachting is de kans op succes bij het behalen van doelstellingen het grootst.

Resultaatgericht leiderschap is gericht op het managen van verwachtingen en behoeften. Of om een bekend spreekwoord te gebruiken: ‘Zeggen wat je doet en doen wat je zegt’

Vertrouwen opbouwen via Quick Wins

Het succes van een opdracht hangt af van de snelheid waarmee een interim-directeur het vertrouwen van medewerkers in een organisatie kan verdienen.

Met zijn of haar ervaring in soortgelijke situaties, zal het vrij gemakkelijk zijn voor een interimmer om ‘een paar laag hangende vruchten te oogsten’ in de vroege stadia van de opdracht.

Een goede interim-directeur hanteert de kracht van kleine stapjes vooruit – Quick Wins – om sneller en effectiever de gestelde doelen te bereiken.

Dit vroege succes via Quick Wins zal de basis vormen waarop de rest van de opdracht kan worden gebouwd; en geeft de interim manager inzicht in de capaciteiten van zijn nieuwe team en hun bereidheid om te veranderen.

Veelvuldig communiceren met stakeholders

Het is cruciaal om een open communicatielijn met de stakeholders in de hele opdracht te onderhouden. Niet alleen is het een manier om belanghebbenden op de hoogte te brengen van de geboekte vooruitgang, maar het maakt ook regelmatig opnieuw onderzoek mogelijk naar de doelstellingen en aanpassingen waar nodig.

Bijvoorbeeld door wekelijkse korte bijeenkomsten met het team te houden, waarbij iedere teamlid twee minuten spreektijd heeft om antwoord te geven op drie vragen:

• • Welk actiepunt heb jij afgelopen week afgehandeld?
  • Welk actiepunt ga je deze week afhandelen?
  • Wie of wat heb je hierbij nodig om deze met succes af te handelen?

Gouden regel hierbij is: ‘Less is more’.

Per teamlid één actiepunt per week afhandelen.

Ontdekken van de informele structuur

In elke organisatie vind je mensen die geen formele rol spelen in het besluitvormingsproces, maar die de macht hebben om belangrijke beslissingen te beïnvloeden.

Een goede interim manager en interim directeur zal de tijd nemen om die belangrijke spelers te vinden en ze om te zetten in gewaardeerde teamleden.

Het is belangrijk om de informele structuren binnen een bedrijf te ontdekken en ze in jouw voordeel te gebruiken.

De energie laten stromen bij ieder verandertraject

Om een verander- of verbetertraject te doen slagen is het bepalen van een doel alleen niet voldoende. Veranderen gaat niet vanzelf; gaat niet zonder slag of stoot en kost voor eenieder behoorlijk veel energie, geduld en incasseringsvermogen.

Gemiddeld is de succeskans van een veranderproject 30% (McKinsey). Bij een juiste aanvliegroute van een verbeter-project, verlaag je de risico’s van falen.

Als je het goed doet, mogen er vele kleine en grotere successen gevierd worden, zoals groei van omzetten, winsten, productiviteit en verhogen van medewerkers- en klanttevredenheid.

Om de energie te laten stromen, zal een goede interim-directeur ruimschoots tijd en voldoende aandacht besteden aan het besluitvormingsproces:

• • Wat is het veranderverhaal?
  • Wat is de waarde bij het behalen van deze doelen?
  • Hoe is de bereidheid van de betrokkenen?
  • Wie is geeft het voorbeeld?
  • Hoe gaan we om met gedoe onderweg?

Zorgen voor continuïteit van veranderingen

Hoewel een succesvolle interim-directeur weet dat zijn of haar opdracht slechts tijdelijk is, moet hij of zij ervoor zorgen dat de wijzigingen die hij of zij heeft geïnitieerd, worden voortgezet na het verlaten van de organisatie.

Het is cruciaal om belangrijke spelers in de organisatie te betrekken die leiden tot deze veranderingen.

Als je als opdrachtgever een opvolger selecteert die door de interim-directeur kan worden getraind, zorg je ervoor dat iedereen op hetzelfde pad doorgaat zodra de interimmer vertrekt.

Tot slot

Interim management is een prachtig vak, maar geen wetenschap; veel factoren hebben impact op het succesvol realiseren van een opdracht.

Door de flexibilisering van de arbeidsmarkt zal het gebruik van interim-managers blijven toenemen.

Lees hiervoor mijn inspiratie blog: Waarom ben je interim-manager?

Wellicht denk je nu: “Dat klinkt te makkelijk om waar te zijn?!”

Bij jou ziet de weerbarstige praktijk er anders uit. Je bent al blij dat je voldoende mensen voor in loondienst kunt vinden en aan boord kunt houden.

Wil jij ook een specifieke urgente opdracht of project uitgevoerd hebben?

Wil jij ook de dagelijkse operationele leiding van je organisatie tijdelijke in handen leggen van een interim manager?

Laten we het simpel houden. Daar huur je gewoon mij voor in.