De wereld om ons heen verandert in een rap tempo. Bedrijven die het agile gedachtegoed omarmen beschikken over een flexibelere, meer wendbare bedrijfsvoering. Wendbaarheid (agility) zou een prioriteit voor elke organisatie moeten zijn. Toch is het eigenlijk meer uitzondering dan regel. Veel (traditionele) organisaties werken nog risicomijdend vanuit de overtuiging dat weerstand bieden tegen verandering minder riskant is dan continu adaptief zijn.

Ik vergelijk dit ook wel met in goede gezondheid oud worden; iedereen weet dat gezonde voeding en voldoende dagelijkse beweging hiervoor een ‘must’ is. Vaak doen velen van ons – net als ik zelf overigens – dit helaas nog te weinig.

Recent kreeg ik een goedbedoelde tip om deel te nemen aan een yoga-retreat op Tenerife; driemaal per dag yoga-sessies van anderhalf uur. Mijn eerste reactie was: “helemaal niets voor mij”; van nature ben ik niet zo van het sporten en lenig ben ik ook al niet. Aangemoedigd door mijn partner, heb ik mijn innerlijke weerstand opzijgezet, en ben ik toch gegaan. 

 ‘We zijn fysiek gezien allemaal anders gebouwd, dus lenig worden is een relatief concept.’  

Dit ene zinnetje waarmee de lenige docente iedere yoga-sessie startte, zorgde gelukkig voor de nodigde motivatie en positieve energie. Door het dagelijks beoefenen van yoga verleng je spieren en je verstevigt ze. Sinds mijn terugkomst uit Tenerife doe ik nu elke dag aan yoga, ook al is dat soms maar tien minuten. En ik begin er zowaar zelfs plezier aan te beleven. Lenig worden qua lichaam zal best nog wel lang duren, maar de dagelijkse yoga-sessies stimuleren in ieder geval de flexibiliteit en gezondheid van mijn geest.

Wendbare organisaties omarmen onzekerheid

Iedere onderneming is organisatorisch anders ingericht en uniek van zichzelf. Wel kun je in algemene zin stellen dat wendbare organisaties beter in staat zijn om op een efficiënte en snelle wijze in te spelen op onvoorspelbare veranderingen en (interne) klantwensen.

Agile organisaties presteren beter dan hun risicomijdende tegenhangers (traditionele organisaties) omdat ze in staat zijn adaptief te zijn in alles wat ze doen. Ze werken vanuit een geheel andere relatie tot onzekerheid, en omarmen deze als het ware. Deze organisaties zijn adaptief omdat ze tijd investeren in het leren, experimenteren en cultiveren van de bijpassende gewoonten van moderne slagvaardige organisaties.

Wil jij een wendbare (agile) organisatie? 9 Tips

Generiek gezegd zoeken traditionele organisaties stabiliteit, terwijl wendbare organisaties juist door dynamiek dichterbij hun doelen komen. Zij experimenteren en als uit een experiment een succesvolle aanpak volgt, wordt die uitgevoerd. Werkt het niet dan worden andere ideeën getest. Hieronder geef ik je negen tips, waaraan je wendbare (agile) organisaties kunt herkennen.

1.    Keuze voor een flexibel strategieproces

Veel klassieke (beursgenoteerde) organisaties werken met statische meerjarenbeleidsplannen en financiële jaarbudgetten. Een jaarlijks tijdrovend ritueel van budgetrondes over de diverse managementlagen. Het jaarplan van afgelopen jaar vormt daarbij vaak de basis. Gedurende het lopende jaar is bijsturen lastig, want een uiteindelijk goedgekeurd jaarplan is de ‘heilige’ leidraad voor desbetreffende resultaat-verantwoordelijke manager. Men is achteraf vooral bezig om de uitgevoerde werkzaamheden en resultaten hiermee te vergelijken en te verdedigen.

Hoewel we inmiddels allemaal weten dat in het verleden behaalde resultaten geen garantie zijn voor de toekomst.

In een omgeving die voortdurend en steeds sneller verandert, werken lange termijnplannen, jaarbudgetten en starre beslissingsstructuren contraproductief.

Wendbare organisaties kiezen voor een flexibel strategieproces. Zetten een stip op de horizon (visie, ambities), kijken waar ze nu staan (huidige situatie) en bepalen de speerpunten op de korte en langere termijn. Het is een continu proces, op basis van feedback uit de steeds veranderde omgeving (klanten, markt, leveranciers, en andere stakeholders). Continu worden nieuwe speerpunten gekozen om opgepakt te worden. En gezamenlijk wordt bepaald, welke lopende speerpunten qua inhoud, planning gewijzigd, uitgesteld of gestopt kunnen worden.

Je reageert op nieuwe inzichten en op veranderende omstandigheden. In plaats van dat je vasthoudt aan een plan dat niet meer voldoet.

2.    Keuze voor customer intimacy strategie

Customer intimacy is het bedrijfsmodel, waarbij de klant centraal staat voor een organisatie. Het onderscheidende vermogen van het bedrijf ten opzichte van concurrenten zit in een uitblinkende relatiemarketing en klantbeleving.

In de praktijk draait customer intimacy in het aangaan van langlopende relaties. Realiseren van duurzame klantenbinding, waarbij de focus niet direct ligt op het behalen van snelle winst uit eenmalige transacties.

Communicatie, aandacht en maatwerk spelen een belangrijke rol bij de succesvolle uitvoering van de customer intimacy strategie.

3.    Luisteren naar de (interne) klant

Als je echt waarde wilt creëren voor je klanten, dan is het van essentieel belang om je klanten te begrijpen. Veelal wordt hierbij gebruik gemaakt van ‘Voice of the customer’ bronnen.

Hiermee worden de wensen, behoeften en gedrag van de klanten continu geanalyseerd om te bepalen of de organisatie nog aansluit bij de vraag van de (interne) klant.

Je werkt samen met de (interne) klant. Samen kom je tot de beste inzichten, de beste producten en diensten.

4.    Creëren van een open en betrokken bedrijfscultuur

In de huidige uitdagende omgeving kom je niet ver met een individualistische benadering en botsende ego’s. Het is veel belangrijker om goed samen te werken in een open bedrijfscultuur die gunstig is voor innovatie en wendbaarheid.

Het vermogen om een cultuur te creëren waarin solidariteit centraal staat en waarin iedereen zich op zijn gemak voelt en met plezier kennis en ervaring deelt om vooruitgang te boeken.

Op alle niveaus in de organisatie is het belangrijkste om een open geest te hebben. Dat je verschillen aanvaardt, openstaat voor nieuwe werkwijzen, samenwerkt (binnen en buiten de onderneming), openstaat voor feedback (positieve en negatieve) en een klimaat van vertrouwen schept waarin iedereen tot zijn recht komt en waarin een positieve teamgeest kan ontstaan.

5.    Verbindend leiderschap

Als manager het goede voorbeeld geven van integriteit, respectvol handelen en elkaar vertrouwen. Je teams inspireren en mobiliseren. Bijdragen aan het welzijn op het werk. Empathie hebben en zich verplaatsen in anderen. Leidinggeven met moed, maar ook vanuit je hart.

Voldoende tijd nemen om te luisteren, te ondersteunen en aan te moedigen. Behaalde resultaten erkennen en samen vieren.

6.    Visueel communiceren

Wendbare organisaties hanteren een effectieve en efficiënte manier van communiceren. Informatie, data, kennis, plannen, ontwikkelingen en ideeën worden direct en breed gedeeld binnen de organisatie, en zijn gemakkelijk toegankelijk voor alle betrokkenen. Zodat iedereen altijd op de hoogte is, en geen last heeft van onnodige bureaucratie.

Bij voorkeur (online of fysiek) visueel zichtbaar gemaakt met handige dashboards, grafieken, diagrammen, nuttige KPI’s, enzovoort. Ook werken de teamleden veelal bij elkaar in één ruimte, en kan er direct en snel geanticipeerd worden op veranderingen of vragen van buiten.

Korte lijnen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie. Werkoverleggen op dagdagelijkse basis in workshop vorm en/of zonder onnodige formaliteiten, notulen e.d.

7.    Kort-cyclisch innoveren

De wereld van vandaag is onstabiel, onzeker en complex. Elke dag opnieuw worden we aan risico’s blootgesteld. Er dienen zich voortdurend uitdagingen aan waardoor we uit onze comfortzone moeten treden. Wat gisteren waar was of dat vandaag is, is morgen achterhaald.

De wendbare organisaties zijn dus voortdurend (kort-cyclisch) aan het innoveren om de uitdagingen van deze tijd met succes aan te gaan.

Bijvoorbeeld door bestaande systemen en routines ter discussie te stellen en aan te passen, externe samenwerkingen aan te gaan als de markt dat vereist en teams samen te stellen op basis van diversiteit.

Innoveren is in de eerste plaats een open geest hebben en op een andere manier denken. ‘Out of the box’ denken, creatief zijn en experimenteren met nieuwe oplossingen.

Veerkrachtig zijn, anticiperen op veranderingen in technologieën, markten en bij klanten. Je blik op de toekomst gericht. Ook is innoveren het vermogen om een veilige omgeving te creëren waarin mislukkingen worden gezien als onderdeel van het spel en waar iedereen lessen kan uit trekken.

8.    PDCA-cirkel als nuttige tool 

Wendbare organisaties zijn steeds op zoek naar procesverbeteringen (werken volgens de LEAN principes). Versimpeling en eliminatie van stappen leidt tot het versnellen en verder optimaliseren van processen. Continu verbeteren op basis van de bekende PDCA-cirkel van Deming.

De uitdaging is om dit stapsgewijs te doen met eenduidige doelen. Gouden regel hierbij is: ‘Less is more’. Bijvoorbeeld: per teamlid één actiepunt per week afhandelen.

9.    Stimuleren van intern ondernemerschap

Bij ondernemerschap denk je al snel aan het hebben en runnen van een eigen bedrijf. Dat is in de meeste gevallen ook zo, maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn.

Handelen als ondernemer, kom je ook tegen binnen een organisatie. Dan heet het intern ondernemerschap.

Wat betekent dit?

• • Als ondernemer handelen betekent dat je resultaatgericht werkt alsof het je eigen bedrijf is.
  • Als ondernemer handelen impliceert een sterke betrokkenheid en de wil om de volledige verantwoordelijkheid op je te nemen voor de projecten waaraan je meewerkt.
  • Het succes is afhankelijk van jouw eigen persoonlijke initiatief en enthousiasme.
  • Dit betekent ook dat je een eigen persoonlijke impact hebt op de resultaten, de prestaties en de duurzaamheid van je organisatie.
  • Hiervoor is moed nodig om risico’s en beslissingen te nemen, met de bedoeling om de best mogelijke resultaten en prestaties voor je organisatie te behalen.
  • Als ondernemer handelen veronderstelt dat je op een actieve en enthousiaste manier aan de verandering meewerkt.

Wellicht denk je nu: “Dat klinkt te makkelijk om waar te zijn?!”

Bij jou ziet de weerbarstige praktijk er anders uit. Je bent al blij dat je voldoende mensen voor de uitvoering kunt vinden en aan boord kunt houden.

Wil jij ook ondernemerschap in je organisatie? Wil jij ook dat medewerkers trots zijn op hun werk, bedrijf en net dat stapje harder lopen voor hun collega of voor de klant?

Of met andere woorden, wil jij een wendbare organisatie die zich moeiteloos aanpast aan de veranderde marktomstandigheden?

Laten we het simpel houden. Daar huur je gewoon mij voor in.

Lees hiervoor ook mijn andere inspiratie blogs.