‘Joris komt onze draak verslaan’

Nog voordat ik 1 stap binnen de vestiging had gezet, bleek mijn naam al rond te zingen onder de medewerkers. Via-via had men al over mijn eerdere verandertrajecten gehoord.

Een draak is een mythisch wezen dat we in legendes en volksverhalen over de hele wereld terugvinden. Zoals veel andere mythische dieren, verbeeldt de draak krachten die we tegen komen als we op reis gaan.

Bedrijven kunnen in allerlei stadia verkeren. Elke organisatie heeft met ups en downs te maken. Als een bedrijf verlies maakt kan dat met vele oorzaken samenhangen. De uitkomst is echter vaak hetzelfde: te weinig omzet tegenover te hoge kosten. Liquiditeit en cashflow is een probleem. Je leveranciers kunnen niet meer betaald worden, of erger je medewerkers kun je geen salaris meer uitkeren. Dat zijn de momenten dat je als manager ’s nachts wakker begint te liggen.

In zo’n situatie is er grote behoefte aan de inbreng van probleemoplossend vermogen. Iemand met ervaring, iemand die ‘alles al een keer heeft meegemaakt’. Afhankelijk van hoe hoog de nood is, moeten zaken ‘gefikst’ worden, vaak binnen vrij beperkte tijd. Dat kan verschillende vormen aannemen, van organisatieadvies en coaching tot interim-management.

Als je in zo’n cruciale situatie door een opdrachtgever – als verander-/interim-manager – wordt ingehuurd, dan is de eerste vraag steevast: ‘Hoe ga je dit aanpakken?’

Roadmap van verandermanager in 4 stappen

De weg omhoog, ‘uit de ellende’ kan net zo gevarieerd zijn als de soorten ‘ellende’ die er zijn. Soms is de ‘ellende’ al dusdanig, dat een faillissement direct op de loer ligt. Soms is de neergang van omzet pas ingezet na het vertrek van commerciële zwaargewichten uit de onderneming of door het plotseling wegvallen van enkele grote klanten.

Er kunnen vele met elkaar samenhangende oorzaken zijn. Om de problemen te lijf te gaan met een gedegen plan van aanpak, is de eerste prioriteit als verandermanager of interim-manager om alle beschikbare en benodigde informatie, kennis en ervaringen van eenieder zo snel mogelijk boven tafel te krijgen.

De volgende roadmap in 4 stappen geeft antwoord op de vraag: ‘Hoe ga je dit aanpakken?’

Stap 1: Bewustwording, herken de noodzaak

Bij de start van een (interim-) opdracht ga je als verandermanager in gesprek met alle stakeholders (medewerkers, leidinggevenden, klanten, leveranciers en derden). Aandachtig luisteren, samenvatten en doorvragen.

Als een organisatie zich in een crisis bevindt, dan blijkt in veel gevallen alléén het management over de ernst hiervan op de hoogte te zijn. Overige betrokkenen hebben vaak alleen een vaag vermoeden, dat het minder gaat met het bedrijf. Problemen, cijfers over omzetverlies, kosten-overschrijdingen, daling van marge, productiviteit e.d. blijken niet zelden amper gedeeld te zijn met de betrokkenen. Onderling wantrouwen, gebrek aan openheid, bestaande organisatiecultuur, bureaucratie, hiërarchie of een autoritaire, formele leiderschapsstijl zijn vaak oorzaken hiervan.

Dokters prediken vaak: ‘Bewustwording is de eerste stap naar genezing van een zieke patiënt’. Voor organisaties in crisis geldt in veel gevallen hetzelfde. Medewerkers zijn pas bereid om een veranderingsproces aan te gaan, als ze zich bewust zijn van de noodzaak van die verandering. De organisatie moet bereid zijn om zich van de bestaande situatie af te vragen of deze wel goed is. En vervolgens moet er bereidheid zijn om op zoek te gaan naar alternatieven.

Als verandermanager is het een belangrijke taak dat medewerkers en leidinggevenden er zich van bewust worden dat een bepaalde toestand niet langer voldoet. Bewust maken dat ze zich realiseren dat de huidige cultuur, de opzet van het werk of de technologie niet meer adequaat is of dat kennis of vaardigheden van de medewerkers niet meer voldoen.

‘Zo doen we dat altijd hier’ is niet meer voldoende om te overleven in onze sterk en snel veranderde wereld.

Stap 2: Oriëntering, in welke richting veranderen?

Na de fase van bewustwording en het boven tafel krijgen van de exacte probleemstellingen, behoeften en de diagnose is de volgende stap het kiezen van de richting van de verandering. Het moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn hoe de toekomstige situatie of eindtoestand eruit moet zien en hoe men die wil bereiken.

Het hoeft hier niet per se om één antwoord te gaan, maar om een reeks van alternatieven. Belangrijk is om op alle niveaus overeenstemming te krijgen over de richting van de verandering.

In deze fase richt je als verandermanager op het managen van verwachtingen en behoeften. Of om een bekend spreekwoord te gebruiken: ‘Zeggen wat je doet en doen wat je zegt’

Het vertalen naar een plan van aanpak gericht op het eindresultaat, voorzien van duidelijke en gedetailleerde reeks van doelstellingen. 

Stap 3: Uitvoering, van strategie naar praktijk

De dagelijkse praktijk is vaak weerbarstig. Bij ieder verandertraject is de implementatie van de plannen dé grote uitdaging! Want mensen willen best veranderen, maar willen niet veranderd worden.

Als verandermanager zorg je ervoor dat bij ieder verandertraject de energie blijft stromen. Een effectieve verandermanager hanteert de kracht van kleine stapjes vooruit – Quick Wins – om sneller en effectiever de gestelde doelen te bereiken.

Dit vroege succes via Quick Wins zal de basis vormen waarop de rest van de opdracht kan worden gebouwd; en geeft de interim-manager inzicht in de capaciteiten van zijn nieuwe team en hun bereidheid om te veranderen.

Vanzelfsprekend onderhoud je als verandermanager een open communicatielijn met alle stakeholders gedurende de hele interim-opdracht. Niet alleen is het een manier om belanghebbenden op de hoogte te brengen van de geboekte vooruitgang, maar het maakt ook regelmatig opnieuw onderzoek mogelijk naar de doelstellingen en aanpassingen waar nodig.

Bijvoorbeeld door wekelijkse korte bijeenkomsten met het team te houden, waarbij iedere teamlid twee minuten spreektijd heeft om antwoord te geven op drie vragen:

• • Welk actiepunt heb jij afgelopen week afgehandeld?
  • Welk actiepunt ga je deze week afhandelen?
  • Wie of wat heb je hierbij nodig om deze met succes af te handelen?

Gouden regel hierbij is: ‘Less is more’. Per teamlid één actiepunt per week afhandelen.

Stap 4: Consolidatie, vasthouden van de vruchten van verandering

Heeft de verandering eenmaal plaatsgevonden, dan is de noodzaak om de resultaten ervan te consolideren. Zo vermijdt men dat de effecten van het veranderingsproces na een tijdje wegebben. De veranderingen moeten een blijvend bestandsdeel van de organisatie worden.

Continu veranderen op basis van de bekende PDCA-cirkel van Deming is een handige tool hiervoor.

Als verandermanager word je vaak op tijdelijke basis ingehuurd – voor de duur van de interim-opdracht. Je wilt ervoor zorgen dat de wijzigingen worden voortgezet na het verlaten van de organisatie. Het is van belang om belangrijke spelers in de organisatie te betrekken die leiden tot deze veranderingen.

Als je als opdrachtgever een opvolger selecteert die door de interim-manager kan worden getraind, zorg je ervoor dat iedereen op hetzelfde pad doorgaat zodra de ‘interimmer’ vertrekt.

Tot slot

De Chinese draak wordt, in tegenstelling tot zijn familie in het Westen, gezien als een teken van geluk. Chinese draken spugen geen vuur, ze hebben geen vleugels, maar kunnen vliegen met behulp van magie en ze kunnen van vorm en grootte veranderen. Deze draken zijn geen knorrige, gevaarlijke of hebberige schepsels. Ze zijn vrolijk, wijs, vriendelijk en hulpvaardig en dragen volgens sommigen een parel  met magische eigenschappen in hun baard, de zogenaamde drakenparel.

Interim-/verandermanagement is een prachtig vak, maar geen wetenschap; veel factoren hebben impact op het succesvol realiseren van een opdracht.

Door de flexibilisering van de arbeidsmarkt zal het gebruik van interim-managers blijven toenemen.

Lees hiervoor mijn inspiratie blog: Waarom ben je interim-manager?

Wellicht denk je nu: “Dat klinkt te makkelijk om waar te zijn?!”

Bij jou ziet de weerbarstige praktijk er anders uit. Je bent al blij dat je voldoende mensen voor in loondienst kunt vinden en aan boord kunt houden.

Wil jij ook een specifieke urgente opdracht of project uitgevoerd hebben? Wil jij ook de dagelijkse operationele leiding van je organisatie tijdelijke in handen leggen van een interim-manager?

Laten we het simpel houden. Daar huur je gewoon mij voor in.